DE: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL DEL MAGDALENA
PARA: RECTORES INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEL DEPARTAMENTO
ASUNTO: ORIENTACIONES CONTRATACIÓN MÍNIMA CUANTÍA DURANTE LEY DE GARANTÍAS PARA LOS FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS Y OTRAS DISPOSICIONES.
FECHA: 07 DE ABRIL DE 2026
Apreciados Rectores,
Por medio de la presente se informa que atendiendo a las facultades de control, asesoría y apoyo que otorga el decreto 1075 de 2015 en el artículo 2.3.1.6.3.18, en el que se establece:
“ARTÍCULO 2.3.1.6.3.18. Control, asesoría y apoyo. Respecto del Fondo de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable de acuerdo con las normas vigentes.
La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar toda la información que le sea solicitada.”
El área Financiera de la Secretaría de Educación Departamental, presenta a los Rectores de las Instituciones Educativas la Guía para la Contratación por Mínima Cuantía por parte de los Fondos de Servicios Educativos del Departamento del Magdalena, teniendo en cuenta las orientaciones dadas por el Ministerio de Educación para el periodo de Ley de Garantías por las elecciones presidenciales del año 2026.
Así mismo se realizan precisiones al respecto de la constitución de las Cajas Menores de las Instituciones Educativas y las Pólizas de seguros.
1. Orientaciones contratación de los fondos de servicios durante la ley de garantías año 2026
Durante la Ley de garantías, para los Fondos de Servicios Educativos, en adelante (FSE), existe restricción a la contratación en la modalidad DIRECTA, la cual rige desde el 31 de enero de 2026 hasta el 31 de mayo de 2026 (o hasta el 21 de junio de 2026 si hay segunda vuelta electoral).
Sin embargo, durante este período los establecimientos educativos oficiales SÍ PUEDEN contratar BIENES Y SERVICIOS, por mínima cuantía, pero DEBEN realizar convocatoria pública y seguir el procedimiento establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, a través de la plataforma SECOP II.
De acuerdo a lo anterior la Secretaría de Educación ha elaborado una guía orientadora relacionada con el procedimiento para la Contratación de mínima cuantía, la cual se anexa al presente comunicado.
2. Constitución de Caja Menor para los FSE
Considerando las constantes inquietudes referente a la Constitución de una Caja Menor en las Instituciones Educativas para atender gastos de suprema urgencia que se presentar en el transcurrir diario de las Instituciones Educativas, la Secretaría de Educación se permite aclarar lo siguiente:
- Con los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones no se puede constituir fondos de caja menor en los FSE, toda vez que estos recursos no se pueden administrar en cuentas bancarias diferentes a las autorizadas por el Ministerio de Educación.
- El FSE que requiera constituir un fondo de caja menor deberá constituirlo con recursos de otras fuentes diferentes al SGP, por ejemplo con recursos propios.
A continuación se brindan las orientaciones emanadas por el Ministerio de Educación Nacional para el manejo de las Cajas Menores en los FSE, con recursos diferentes al SGP, las cuales pueden ser adoptadas por cada Institución Educativa según sus necesidades:
Procedimiento para el manejo de caja menor con recursos propios
La I.E.D. puede constituir una caja menor única y exclusivamente con los recursos propios que igualmente hacen parte del Fondo de Servicios Educativos, no se podrán utilizar los recursos del SGP-Educación por el concepto de gratuidad para la caja menor de la Institución Educativa.
La caja menor se constituye mediante Resolución firmada por el ordenador del gasto, previa aprobación del Consejo Directivo con el objeto de atender en forma ágil y funcional los gastos de funcionamiento, por operaciones de menor cuantía, que demande el establecimiento educativo.
Este es un sistema de manejo de fondo fijo reembolsable destinado a atender los gastos identificados y definidos en el presupuesto que tengan el carácter urgente e imprescindible, que no pueden someterse al régimen ordinario de pago y registro presupuestal, pero siempre cumpliendo con las formalidades previstas en el régimen de contratación y demás normas legales sobre la materia.
La I.E.D. establece en el acuerdo de constitución la cuantía, destino, forma de manejo y el concepto de los gastos que se pueden atender, indicando la finalidad y clase de gasto. Adicionalmente, debe contar con un libro de control donde se registre a diario las operaciones que afecten esta caja, el valor de la caja menor con recursos propios no podrá exceder de un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (valido ajustar de acuerdo al presupuesto de la IED)
La Institución debe contar con un libro de registro de Caja Menor, el cual se inicia con el saldo base y se va disminuyendo con el descargue de los recibos de caja menor, facturas o cuentas de cobro, indicando fechas, conceptos, valores e imputaciones presupuestales.
Designación del responsable
La I.E.D. en la Resolución de Constitución de la Caja Menor, designará la persona encargada del manejo de estos recursos (debe ser un funcionario de Planta nombrado en propiedad de la Planta de Empleados Administrativos de la Secretaría de Educación Departamental del Magdalena), teniendo en cuenta que en todos los casos debe amparase con la respectiva póliza de manejo.
Cuando sea necesario el traslado de la caja menor a otra persona, sea por enfermedad, retiro, vacaciones o ausencia temporal del titular, se designará por escrito sin olvidar que éste deberá contar con la respectiva póliza de manejo. En estos casos se debe realizar arqueo de caja.
Las actas de los arqueos deben ser suscritas conjuntamente entre el responsable de la caja menor y el que efectúe el arqueo, deberán quedar registradas en el libro de control el día de su ejecución y debe efectuarse por lo menos una vez al mes o cada que se agote la cuantía establecida. Los soportes originales de apertura y de transferencia de caja menor deben permanecer en el área contable, entregando copia al responsable de la caja menor.
Utilización de los recursos
Los fondos de caja menor deben ser utilizados para cubrir compras y gastos menores de menor cuantía clasificados como materiales y suministros, mantenimiento y gastos imprevistos.
En su manejo se debe aplicar lo siguiente:
- Llevar un libro de control de gastos diarios
- Ningún desembolso individual puede ser superior al 20% del fondo fijo establecido
- Todo pago debe estar respaldado por una factura debidamente diligenciada o documento equivalente, aprobados por el Rector o quien haga sus veces.
- Cuando se efectúen desembolsos se debe solicitar una factura original o documento equivalente para soportar el desembolso.
- Los recibos provisionales deben ser diligenciados totalmente en cuanto a: fecha real del desembolso, beneficiario del pago, cédula, cantidades en letras y números, concepto del desembolso y firma de quien recibe el dinero.
- Todos los comprobantes (facturas o recibos) deben ser originales y cumplir con los requisitos de Ley exigidos por la DIAN y la Cámara de Comercio, no deben tener tachaduras ni correcciones, de fecha corriente; esta debe corresponder al mismo día en que ocurra el gasto o a más tardar el día hábil siguiente. La caja menor a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal debe ser legalizada con el fin de no violar el principio Presupuestal de la anualidad.
Requisitos de los documentos soportes Descuentos de ley
Toda factura o documento equivalente se le debe efectuar la Retención en la Fuente, Retención del IVA y Retención por Industria y Comercio de acuerdo al concepto base y porcentaje establecido por la ley para la respectiva vigencia y para los casos que aplique.
Si el responsable de cancelar los gastos que se efectúen por caja menor, no practica los descuentos antes mencionados, será responsable del pago de los mismos.
Nota: Debe elaborar como anexo una tabla de retenciones de gravámenes tanto nacionales como locales para cada vigencia.
Facturas
Las facturas deben cumplir con los requisitos de ley:
- Numero de factura consecutivo
- Apellidos y nombres o razón social
- Número de la cédula o Nit del vendedor o de quien presta el servicio Fecha (día, mes y año)
- Descripción de los artículos comprados o servicios recibidos
- Valor total de la operación.
- Si es responsable del IVA en la factura se debe discriminar dicho valor y nombre del comprador.
Cuentas de cobro
- Número Consecutivo
- Fecha Nombre y apellidos completos
- Cédula o Nit.
- Valor
- Concepto
- Firma (cédula, dirección y teléfono)
Desembolsos
Los pagos que se efectúen por Caja Menor deben ser justificados mediante recibos o facturas, los cuales deben contener: Lugar, fecha, especificación de la compra o servicio prestado, firma del proveedor, documento de identificación, sello de cancelación y firmas. El encargado de la caja menor debe verificar que los gastos correspondan a los autorizados y que exista acreditación de los elementos devolutivos.
Arqueo
El Rector o Consejo Directivo, tienen la facultad de realizar arqueos de rutina para los casos de reposición de la base y cierre de operaciones del mes, y arqueos sorpresivos cuando lo considere conveniente de acuerdo con las necesidades. Así mismo, se deben efectuar arqueos cada vez que se produzcan descuadres y cuando se reemplaza temporal o definitivamente al funcionario responsable; la Gobernación del Magdalena a través de la Secretaría de Educación desde el área financiera, podrá enviar un funcionario para que realice los arqueos cuando así lo considere conveniente.
El arqueo se realiza básicamente sobre lo siguiente:
- Vigencia de la póliza de manejo
- Recuento del efectivo por parte del funcionario que hace el arqueo
- Facturas o comprobantes de egresos en original.
- Verificación de los comprobantes de caja menor, los cuales deben contener: número consecutivo del comprobante, fecha del desembolso, firma de la persona a quien se efectúo el desembolso, valor en número y letras, concepto del egreso, firma y sellos.
- Cualquier faltante que se presente en la caja menor debe ser reintegrado de inmediato con dinero propio del funcionario responsable de su manejo, sin perjuicio de las sanciones a que hubiere lugar, luego de examinado el caso.
Al existir sobrantes deben ser consignados en las cuentas de la Institución Educativa, con la indicación que corresponde a un “sobrante en caja menor por arqueo efectuado el día xxx.
La I.E.D. se debe abstener por completo de utilizar los fondos de caja menor para lo siguiente:
- Comprar elementos que se compruebe su existencia en el establecimiento educativo
- Realizar pagos por concepto de contratos o servicios personales
- Cambiar cheques, otorgar préstamos o donaciones
- Realizar pagos de gastos de viaje, transporte o viáticos
- Adquirir elementos que estén incluidos en el plan de anual de compras del establecimiento educativo
Legalización de gastos
Todos los gastos que se efectúen en el mes se deben legalizar dentro del mismo, en cumplimiento del sistema de causación, ya que las obligaciones tributarias deben declarase y pagarse en el mes siguiente. Las facturas o documentos equivalentes que no estén dentro de este periodo, no deberán ser tenidos en cuenta para ser registrados en el libro. Por lo tanto, el funcionario que solicite el reembolso del gasto efectuado, deberá asumirlo en su totalidad.
Reembolso
Dentro del mes y en cualquier momento en que el saldo del fondo fijo haya sido utilizado hasta un 70%, se debe elaborar una relación de gastos para solicitar el reembolso para asegurar la existencia permanente de fondos suficientes para atender las necesidades del establecimiento educativo.
La solicitud debe prepararse utilizando una Planilla de Reembolso de Caja menor en original y copia, la cual debe contener lo siguiente: Concepto y número de factura o documento equivalente, nombre y apellidos o razón social, cédula o Nit., imputación presupuestal, valor total de la factura, neto pagado, porcentaje aplicado para la retención, concepto, valor(es) retenido(s) por Industria y Comercio, IVA, ICA y otros descuentos conforme a la tributación que aplique la entidad territorial.
El original de la planilla se utiliza para adjuntar las facturas o documentos que soportan los gastos hechos en el periodo que cubre. La copia de la planilla la debe conservar la persona encargada del manejo de la caja menor, hasta que reciba el cheque del reintegro, con el fin de mantener evidencias para el cuadre de la misma.
Las facturas o documentos equivalentes deben ser originales y conforme a los requisitos descritos sobre facturas y cuentas de cobro, separados en grupos por el rubro al cual se imputará el gasto. Se hace necesario revisar la documentación que soporta la relación de gastos para que ésta se ajuste a las normas descritas en este procedimiento.
Una vez sean revisados los documentos por el contador, deberá estamparse el sello y firma de quien revisa lo que indica el visto bueno en la relación de gastos. Cuando existan errores en la solicitud de reembolsos, falten documentos de soporte etc., el empleado responsable de la revisión solicitará explicación por las anomalías presentadas en el manejo de la caja menor. En todos los casos la caja menor debe reflejar el valor del fondo soportado con los comprobantes junto con el efectivo existente.
Seguridad
El funcionario a cargo de la caja menor debe estar provisto de un cofre metálico con su correspondiente llave, la cual debe probar continuamente para establecer su correcto funcionamiento. Si el cofre sufre algún desperfecto o su seguridad no es absoluta, el responsable de la caja menor debe tramitar un requerimiento para proveerse de un nuevo cofre completamente seguro. El cofre debe permanecer siempre con llave y sólo se abrirá para cancelar los comprobantes y las facturas que debidamente autorizadas sean presentadas para el fin. Cuando el custodio se ausente de su escritorio debe guardar el cofre cerrado en un cajón con llave.
Procedimiento por seguir en caso de pérdida de recursos
En caso de pérdida de recursos del Fondo de Servicio Educativo de la I.E.D. Liceo Ariguaní, el rector debe comunicarse inmediatamente a la entidad bancaria y solicitar el bloqueo de la cuenta, luego, presentar la denuncia ante la fiscalía general de la Nación, por parte del ordenador del gasto y del secretario ejecutivo con funciones de pagador.
Adicionalmente, el ordenador del gasto debe solicitar el mismo día en el cual se enteró del suceso, la apertura de la investigación ante la Oficina de Control Interno Disciplinario, Contraloría Departamental, la Personería, y las autoridades competentes.
3. Pólizas de Seguros FSE
La Ley 1952 de 2019 “Por medio de la cual se expide el código general disciplinario se derogan la ley 734 de 2002 y algunas disposiciones de la ley 1474 de 2011, relacionadas con el derecho disciplinario”, Capitulo II ARTÍCULO 38. Deberes. Son deberes de todo servidor público… Numeral “22. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”
Además, en el ARTÍCULO 57. Faltas relacionadas con la hacienda pública, Numeral “13. No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes”
Por otra parte, el Decreto 1075 de 2015 en su ARTÍCULO 2.3.1.6.3.11. Utilización de los recursos reza “Los recursos sólo pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional” y en el Numeral “8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas por la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias”
El mismo Decreto 1075 de 2015 en su ARTÍCULO 2.3.1.6.3.15. Manejo de tesorería cita “La función de tesorería o pagaduría del Fondo no puede ser ejercida por el personal docente o directivo docente, y debe estar amparada por una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo presupuestado en el año inmediatamente anterior”
Por todo lo anterior, las instituciones educativas oficiales deben constituir una póliza para el aseguramiento de los bienes de la institución, teniendo en cuenta que a la administración pública en desarrollo de su gestión fiscal le asiste la responsabilidad de asegurar en cuantías suficientes (por el valor real y actual) los fondos y bienes que administren o estén bajo su custodia.
Además, la póliza de manejo debe ser equivalente por lo menos al valor apropiado en el año inmediatamente anterior y asegurar como mínimo a la persona que tenga asignadas las funciones de tesorero o pagador. Considerando las funciones y responsabilidades que le competen, es recomendable que la póliza cubra también al rector o director en calidad de ordenador del gasto.
Igualmente, se solicita a todos los fondos de servicios educativos verificar los montos amparados en las pólizas de manejo, aquellas que no cubran el 100% del presupuesto definitivo de la vigencia 2025, deben realizar las respectivas modificaciones para cubrir el monto mínimo señalado por la norma (100% del presupuesto del año anterior).
Adicionalmente se recuerda la importancia de asegurar los bienes de la Institución Educativa incluyendo los computadores recibidos en el marco del proyecto de dotación de 19.000 computadores a las Instituciones Educativas del Departamento del Magdalena, según el comunicado 128 del 27 de agosto de 2024.
Cualquier inquietud referente a las orientaciones del presente comunicado puede contactarse a los siguientes correos electrónicos:
Contratación- Maria Grubert García- mgrubert@sedmagdalena.gov.co
Caja Menor- Diana Jiménez Bolívar- dmjimenez@sedmagdalena.gov.co
Pólizas de Seguros- Carlos Viloria Calabria- cviloria@sedmagdalena.gov.co
Cordialmente,
MARGARETH MERCADO PÉREZ
Coordinador Administrativo y financiero
Más información en los adjuntos siguientes: