Comunicado 154: Verificación y actualización de información en el sistema integrado de matrícula SIMAT para proceso de asignación por continuidad.

DE: COBERTURA EDUCATIVA

PARA: RECTORES Y ADMINISTRADORES DEL SIMAT

ASUNTO: VERIFICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN EL SISTEMA INTEGRADO DE MATRÍCULA SIMAT PARA PROCESO DE ASIGNACION POR CONTINUIDAD.

Señores rectores y administradores del SIMAT, por medio de la presente se informa que nos encontramos en proceso de REPROBACION de estudiantes, el cual tiene, según resolución 868 y de acuerdo con lo establecido en el cronograma de la Resolución 5862 de 2024.

Ahora bien, entre la 3° y 4° semana de noviembre de cada vigencia, se debe ejecutar en el Sistema Integrado de Matrículas -SIMAT- la asignación de cupos por continuidad (estudiantes antiguos). 

En este sentido, y con el fin de optimizar los procesos y mejorar la calidad de la información que se captura a través del SIMAT, el Ministerio de Educación Nacional ha realizado ajustes al sistema, que deben ser tenidos en cuenta por las secretarias de educación certificadas, para realizar los procesos de promoción -vigencia 2026- y reprobación -vigencia 2025-, así:

ASIGNACIÓN POR CONTINUIDAD

La opción PROMOCIÓN que se encontraba en el módulo Matrícula, ahora se denomina ASIGNACIÓN POR CONTINUIDAD. Este cambio se realizó con el objetivo de evitar que las entidades territoriales confundan o relacionen el proceso de «promoción» con la situación académica del estudiante al finalizar el año (aprobación, reprobación o graduación). La «asignación por continuidad» refleja que este proceso se ejecuta simplemente con el fin de garantizar la continuidad de todos los estudiantes matriculados en el sistema educativo para la siguiente vigencia y no se encuentra relacionado con los criterios o requisitos de evaluación y promoción que los establecimientos educativos definen para que un estudiante pueda hacer el tránsito a los grados o niveles superiores.

Técnicamente, la «asignación por continuidad» en el SIMAT, transfiere a todos los estudiantes matriculados de la vigencia 2025 a la vigencia 2026, revisa la disponibilidad de cupo y si el sistema encuentra cupo en 2026, lo asigna y el estado del estudiante cambia a ASIGNADO POR CONTINUIDAD 2026, si no encuentra cupo, el estado del estudiante cambia a SIN CONTINUIDAD 2026 y para los casos en que el alumno se encuentra matriculado en grado once, trece o ciclo 6, el nuevo estado será GRADUADO 2025.

Es importante resaltar que una vez ejecutado, este proceso NO se puede reversar y los estudiantes que pasen a la nueva vigencia no pueden devolverse. En consecuencia, antes de ejecutar la «asignación por continuidad», tenga en cuenta los siguientes aspectos para su correcta ejecución:

Verifique que todos los estudiantes que deban terminar en estado matriculado o retirado al finalizar la vigencia 2025 y deberán tener en cuenta lo siguiente:

• Los estudiantes en estados transitorios en la vigencia 2025: asignado, trasladado, inscrito, sin continuidad y/o asignado por continuidad, no pasarán al nuevo año y, por tanto, no serán tenidos en cuenta para la asignación de recursos.
• Verifique que los estudiantes matriculados en ciclo V en el primer semestre de 2025 y que aprobaron, se encuentren matriculados en ciclo VI en el segundo semestre de 2025, para que, con la ejecución de la asignación por continuidad, se gradúen en la vigencia 2025.
• Recuerde no retirar los estudiantes que se han retirado, se van a trasladar o se van a retirar antes de realizar la asignación por continuidad, para no afectar el indicador de deserción, tenga en cuenta que deben terminar el año lectivo reportados en la institución educativa antes de traslado o retiro.
  Para estos casos debe realizar una solicitud de traslado o retire los estudiantes después de realizar la asignación por continuidad

PROMOCIÓN DE ACELERACIÓN

Atendiendo los criterios o requisitos académicos establecidos por la institución educativa, el SIMAT cuenta con una nueva opción denominada PROMOCIÓN DE ACELERACIÓN, la cual permite promocionar los alumnos matriculados en el grado de ACELERACIÓN DEL APRENDIZAJE para la siguiente vigencia, realizándolo niño a niño, a un grado del nivel básica primaria o a grado sexto, según sea pertinente.

Para realizar este proceso, se debe ingresar al módulo MATRÍCULA y elegir la opción PROMOCIÓN DE ACELERACIÓN.

Por lo anterior, la Secretaría de Educación Departamental les informa que el día 1 de diciembre realizará el proceso de ASIGNACION POR CONTINUIDAD y les recuerda la importancia de verificar la información en el SIMAT para que los procesos estipulados en la resolución 5862 y 868 del 2025 se realicen correctamente, logrando así disminuir los hallazgos en las auditorías realizadas por el Ministerio de Educación Nacional.

Se aclara que el 01 de diciembre, el administrador de Simat de la SED, realizará la asignación por continuidad, para lo cual se cerrarán temporalmente todas las etapas en el SIMAT para evitar que se generen errores.

PROCEDIMIENTO A REALIZAR

1. Continuidad de Estudiante que aprobó el grado educativo
   Para los estudiantes que aprueban el grado cursado, se debe realizar lo siguiente:
   • Ejecutar la Asignación por Continuidad durante la 3° y 4° semana de noviembre (15 al 30 de noviembre).
   • El estudiante pasará a la vigencia 2026 según la disponibilidad de cupos reportada en el SIMAT.
   • Este proceso no es reversible, por lo tanto, debe verificarse previamente la información del estudiante.

2. Estudiante que no aprobó el grado educativo (Reprobación)
   Para los estudiantes que no cumplan con los criterios de aprobación académica dentro del calendario escolar y de acuerdo al plan de estudio del grado que cursó, se deberá:
   • Registrar el estado reprobado dentro del periodo hasta 15 de febrero del 2026, según lineamientos del MEN.
   • El registro de reprobación solo deberá aplicarse a estudiantes que, conforme a los resultados finales, deben repetir el grado.

3. Continuidad de Estudiante reprobado
   Una vez reprobado si el estudiante va a continuar con su proceso educativo y quedar matriculado para la vigencia 2026, se debe proceder a realizar la Asignación por Continuidad, pero en caso de no querer continuar en la IED, se procede como se señala a continuación:
   • Si el acudiente manifiesta intención de traslado:
     Realizar el proceso de traslado, conforme a las rutas establecidas en el SIMAT.
   • Si el acudiente no desea traslado pero desea que el estudiante sea retirado:
     Proceder con el retiro del estudiante.

OTROS ASPECTOS E INDICACIONES OBLIGATORIAS (de acuerdo a instructivo del MEN)

• No retirar estudiantes antes de la Asignación por Continuidad, para evitar afectación en el indicador de deserción.
• Si se requiere retirar, hacerlo después de la asignación o gestionar traslado.
• Antes de ejecutar la asignación, ningún estudiante debe encontrarse en estados transitorios tales como:
  Asignado, Trasladado, Inscrito, Sin continuidad o Asignado por continuidad previo.
• La Asignación por Continuidad puede ubicar al estudiante en uno de los siguientes estados:
• Asignado por Continuidad 2026 (si hay cupo)
• Sin Continuidad 2026 (si no hay cupo)
• Graduado 2025 (para grados once, trece o ciclo 6)
• Asignado por Continuidad – mismo grado (si está reprobado, pero hay cupo)
• Sin Continuidad – mismo grado (si está reprobado y no hay cupo)

Para cualquier inquietud podrán comunicarse con el área de cobertura a los buzones de correo electrónico: cobertura@sedmagdalena.gov.co, jose.ortiz@sedmagdalena.gov.co, y jalarcon@sedmagdalena.gov.co.

Atentamente,

JOSE ALEXANDER ALARCÓN QUIROGA
Profesional Especializado, Líder Cobertura