DE: SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEPARTAMENTAL MAGDALENA
PARA: RECTORES INSTITUCIONES EDUCATIVAS OFICIALES DEPARTAMENTALES
ASUNTO: FIRMAS EN DOCUMENTOS OFICIALES DE LAS IED
FECHA: 04 de marzo de 2026
Cordial saludo,
La Secretaría de Educación Departamental, en ejercicio de sus facultades de inspección y vigilancia, se permite impartir instrucciones de obligatorio cumplimiento respecto a la suscripción de documentos oficiales, con el objeto de fortalecer el control administrativo y cerrar brechas de seguridad jurídica.
Se ha observado con preocupación que los documentos o acuerdos de Consejos Directivos, los estados financieros y los documentos institucionales oficiales incorporan firmas escaneadas, recortadas o insertadas como imágenes digitales. Al respecto, se recuerda que dicha práctica carece de validez jurídica, no garantiza la expresión de la voluntad ni la integridad de la decisión y puede acarrear responsabilidades legales de índole administrativa y penal.
I. FUNDAMENTOS JURÍDICOS
La validez de las actuaciones administrativas en las IED se sustenta en el siguiente marco legal:
- Constitución Política (Art. 209): La función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de moralidad, eficacia y transparencia.
- Código Penal Colombiano (Ley 599 de 2000): Los artículos 286 a 291 tipifican las conductas de Falsedad Ideológica y Material en Documento Público. La inserción de firmas sin el consentimiento expreso o la manipulación digital de las mismas en documentos oficiales puede configurar este tipo penal.
- Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico): Define que para que una firma digital tenga validez jurídica, debe ser emitida por una entidad de certificación autorizada. Las «firmas escaneadas» (imágenes) no poseen el atributo de autenticidad ni de no repudio que otorga la firma digital certificada.
- Gestión de Recursos Públicos: Los documentos que soportan modificaciones presupuestales y estados financieros son piezas procesales de control fiscal; por ende, deben reflejar de manera fidedigna la voluntad de quienes los suscriben.
II. DIRECTRICES PARA LA REMISIÓN DE DOCUMENTOS
En consecuencia, a partir de la fecha, todas las Instituciones Educativas deberán ceñirse a las siguientes disposiciones:
- PROHIBICIÓN EXPRESA: Se prohíbe el uso de firmas recortadas, pegadas o insertadas como imagen. Solo se aceptarán firmas manuscritas originales (en documentos escaneados en PDF de alta resolución) o firmas digitales certificadas.
- INTEGRIDAD Y ANULACIÓN DE ESPACIOS: Los documentos (actas, acuerdos, presupuestos) no deben presentar tachaduras, enmendaduras ni espacios en blanco que permitan inserciones posteriores. Se deben utilizar líneas de cierre o «rayado» en espacios no utilizados.
- FOLIACIÓN Y CONSECUTIVOS: Los actos administrativos deben seguir una numeración consecutiva y rigurosa. Cada página del documento remitido debe estar debidamente foliada (numerada) para evitar la sustitución o pérdida de folios.
- EFECTOS DE INCUMPLIMIENTO: Aquellos documentos que no cumplan con los requisitos de autenticidad e integridad mencionados se tendrán por no presentados, carecerán de validez para trámites administrativos y serán devueltos sin que ello interrumpa los términos legales de entrega.
- CANAL DE RECEPCIÓN: La documentación deberá enviarse a través del Sistema de Atención al Ciudadano (SAC). Las instituciones que no tengan asociado su correo institucional al usuario del SAC deberán actualizar sus datos vinculando dicho correo o solicitar la actualización a la Oficina de Atención al Ciudadano mediante el correo electrónico sac1@sedmagdalena.gov.co.
III. EXHORTACIÓN
Se insta a los Rectores, en su calidad de representantes legales de las Instituciones Educativas, a velar por el estricto cumplimiento de esta circular. La inobservancia de estos lineamientos pone en riesgo la legalidad de los actos del gobierno escolar y compromete la responsabilidad individual de los miembros del Consejo Directivo.
Agradecemos su atención y el estricto cumplimiento de lo aquí dispuesto.
Cordialmente,
MARGARETH YOSELYN MERCADO PEREZ
Profesional Especializado Oficina Administrativa y Financiera
Secretaría de Educación Departamento del Magdalena